ทำดิจิทัลระบบลีน ควรเริ่มจากงานใดก่อน

1. เริ่มจากแบ่งงานหน้างานออกเป็นสามกลุ่ม

ความสูญเปล่าในระบบลีนมักเกิดตรงรอยต่อระหว่างขั้นตอน และรอยต่อเหล่านี้ยังอาศัยการส่งต่อด้วยวาจากับบันทึกกระดาษ การทำดิจิทัลไม่ใช่การย้ายแบบฟอร์มกระดาษทั้งหมดขึ้นหน้าจอ แต่คือการตรึงรอยต่อที่มักก่อให้เกิดการถกเถียงให้กลายเป็นบันทึกที่ตรวจสอบได้ ถ้าไม่แยกให้ชัด ผลลัพธ์ที่พบบ่อยคือข้อมูลถูกเก็บทุกวัน แต่การประชุมก่อนกะยังกระทบยอดด้วยความจำ

• งานที่สร้างตัวเลขเปรียบเทียบได้: แทกต์ไทม์ ระยะเวลาหยุด จำนวนงานระหว่างทำ อัตราผ่านครั้งแรก เหมาะกับระบบ
• งานที่ต้องจำข้ามกะ: การจำแนกสาเหตุการหยุด รายการตรวจสอบการเปลี่ยนรุ่น สถานะข้อเสนอปรับปรุง เหมาะกับระบบ
• งานที่ต้องอาศัยการตัดสินใจหน้างาน: การยืนยันชิ้นแรก มาตรการแก้ไขของเสียเฉพาะกรณี ให้คนทำงาน ระบบทำหน้าที่เพียงบันทึก
• งานที่ใช้กะละครั้งเดียว: บันทึกประชุมก่อนกะ ลายมือชื่อส่งมอบ กระดานไวท์บอร์ดและบัตรกระดาษเพียงพอ
• งานที่ถูกกำหนดไว้ในมาตรฐานการทำงานแล้ว: ตรึงมาตรฐานให้คงที่ก่อน แล้วจึงทำดิจิทัล ถ้าสลับลำดับจะต้องแก้ฟิลด์ทุกเดือน

2. เงื่อนไขที่งานหนึ่งควรถูกย้ายเข้าระบบ

วิธีลีนเดียวกันให้ผลต่างกันในแต่ละโรงงาน เพราะภาระการบันทึกมากกว่าตัวเครื่องมือ ก่อนติดตั้งระบบให้คำนวณครั้งหนึ่งว่างานนั้นถูกถามซ้ำกี่ครั้งต่อสัปดาห์ และการตามสอบหนึ่งครั้งต้องเปิดบันทึกกี่แผ่น ระบบจะช่วยลดภาระก็ต่อเมื่อต้นทุนการตามสอบสูงกว่าต้นทุนการบันทึกอย่างชัดเจน

3. นิยาม: แทกต์ไทม์ งานระหว่างทำ และรหัสสาเหตุ

องค์ประกอบสามข้อของงานมาตรฐานคือแทกต์ไทม์ ลำดับการทำงาน และปริมาณงานคงค้างมาตรฐาน ซึ่งเป็นนิยามพื้นฐานของลีนตั้งแต่ระบบการผลิตโตโยต้า โครงการดิจิทัลมักติดขัดตรงที่คำสามคำนี้ถูกทำให้เป็นฟิลด์โดยไม่กำหนดสูตรให้ตรงกัน ตัวหารของแทกต์จะใช้เวลาผลิตตามแผนหรือเวลาในปฏิทิน ตัดสินว่าสองไลน์จะเทียบกันได้หรือไม่

การนับงานระหว่างทำเป็นประเด็นถกเถียงลำดับสอง นับตามสถานีทำให้เห็นการกอง ส่วนนับตามล็อตใช้คำนวณต้นทุน ทั้งสองวิธีใช้ร่วมในรายงานเดียวกันไม่ได้ รหัสสาเหตุก็ต้องจำกัดจำนวน ถ้ามีรายการมากเกินไปผู้บันทึกจะเลือกตามสะดวก ถ้าน้อยเกินไปก็ระบุสาเหตุไม่ได้ ISO 22400-2:2014 ให้กรอบนิยามสำหรับตัวชี้วัด เช่น อัตราการผลิตและอัตราการใช้เวลา ซึ่งใช้เทียบข้ามโรงงานได้ แต่แต่ละโรงงานยังต้องเขียนนิยามเฉพาะของตน

• ระบุตัวหารของแทกต์ให้ชัด ใช้เวลาผลิตตามแผนเป็นฐาน และระบุว่า หักเวลาพักและการเปลี่ยนรุ่นหรือไม่
• กำหนดเวลานับงานระหว่างทำให้คงที่ที่ต้นชั่วโมง เพื่อไม่ให้ความผันผวนในกะทำให้ตัวเลขคลาดเคลื่อน
• เก็บรหัสสาเหตุไว้ไม่เกินสิบห้ารายการ ส่วนที่เกินรวมไว้ในหมวดอื่นและทบทวนทุกเดือน

4. ลำดับการใช้งานและเงื่อนไขย้อนกลับ

การทำดิจิทัลระบบลีนเหมาะกับการเริ่มที่ไลน์ต้นแบบหนึ่งไลน์ วนรอบละสี่สัปดาห์ แต่ละรอบเพิ่มงานเพียงกลุ่มเดียว เหตุผลไม่ใช่ความระมัดระวัง แต่เพื่อให้ทีมมีเวลาตกลงนิยามให้ชัดขณะขอบเขตยังเล็ก ซึ่งถูกกว่าการแก้ฟิลด์หลังใช้งานทั้งโรงงานมาก

• สัปดาห์ที่หนึ่งถึงสี่: เก็บเฉพาะแทกต์และบันทึกการหยุด กระทบยอดกับการนับด้วยมือแบบขนาน
• รอบที่สอง: เพิ่มการจำแนกสาเหตุการหยุด โดยหัวหน้าทีมยืนยันหนึ่งครั้งต่อกะ
• รอบที่สาม: เพิ่มการติดตามสถานะข้อเสนอปรับปรุง ผูกกับหมายเลขเวอร์ชันมาตรฐานการทำงาน
• ขั้นขยายผล: คัดลอกไปไลน์ที่สองโดยไม่เปลี่ยนนิยามฟิลด์ ปรับเฉพาะค่าเกณฑ์และการตั้งกะ

ทุกขั้นมีเงื่อนไขย้อนกลับกำกับ หากในช่วงขนานความต่างระหว่างการนับด้วยมือกับระบบเกินช่วงที่ตกลงกันอย่างต่อเนื่อง ให้หยุดใช้ฟิลด์นั้นแล้วแก้ไขนิยาม แทนที่จะเพิ่มโมดูล