7 điều cần kiểm tra trước khi hợp tác với công ty phần mềm Trung Quốc

Cần nhìn vào nội lực của đối tác, không chỉ cách chạy dự án

Phần lớn những gì được nói về thất bại của gia công nước ngoài là chuyện quy trình: độ chi tiết của yêu cầu, cách đồng bộ tiến độ, điều khoản nghiệm thu. Đó là những thứ bên mua có thể tự cải thiện bằng cách quản lý. Nhưng có những khoảng cách mà quản lý không bù được. Đối tác đã từng làm ở hiện trường nhà máy chưa, có xuất được tài liệu bằng ngôn ngữ của bạn không, sau bàn giao có ai trả lời không — đây là thuộc tính của chính nhà cung cấp và không thay đổi sau khi ký hợp đồng.

Vì vậy việc kiểm tra chia thành hai lớp. Lớp trên là quản lý dự án, lớp dưới là tính phù hợp của nhà cung cấp. Bài viết này xử lý lớp dưới — bảy hạng mục cho thấy nội lực của đối tác trước khi cam kết. Số công ty trả lời được cả bảy hạng mục bằng văn bản thực tế không nhiều, và chính vì thế danh mục này hữu dụng để thu hẹp danh sách ứng viên.

Bảy hạng mục cần kiểm tra trước khi ký

• ① Có kinh nghiệm hiện trường nhà máy không — hãy hỏi về PLC, bus hiện trường và điều khiển điện chứ không phải danh mục ứng dụng đã bàn giao. Lấy dữ liệu từ thiết bị là loại việc khác với phát triển một hệ thống web. Hỏi cụ thể ở các dây chuyền như điện tử, dệt may họ đã kết nối PLC của hãng nào, qua giao thức nào, kinh nghiệm có hay không sẽ lộ ra ngay.
• ② Trao đổi và tài liệu bằng ngôn ngữ nào — vấn đề không phải là có phiên dịch trong buổi họp, mà là có bàn giao được tài liệu đặc tả và hướng dẫn vận hành bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt hay không. Tài liệu mà công nhân hiện trường không đọc được thì sau khi chạy sẽ không ai dùng. Hãy xác nhận có đầu mối trao đổi bằng tiếng Anh duy trì suốt dự án, và họ đã từng xuất tài liệu kỹ thuật bằng hơn một ngôn ngữ hay chưa.
• ③ Tài liệu bàn giao có thành hệ thống không — cần một danh mục đầy đủ từ khởi động đến bảo trì, không phải một bản thiết kế đơn lẻ. Đề xuất dự án, thỏa thuận kỹ thuật, tài liệu đặc tả, bảng phân bổ I/O, bảng phân bổ địa chỉ, sơ đồ mạng, thuyết minh thiết kế màn hình, hướng dẫn vận hành, thuyết minh bảng dữ liệu, thuyết minh giao diện dữ liệu, báo cáo kiểm thử, hồ sơ nghiệm thu, danh mục bảo trì, báo cáo bảo trì hằng năm — điểm khác biệt nằm ở chỗ họ có đưa được danh mục như vậy ra trước hay không.
• ④ An toàn thông tin và cách xử lý dữ liệu — phương thức kết nối (VPN, kênh riêng), quản lý quyền truy cập, lưu vết nhật ký thao tác, nơi lưu mã nguồn và bản vẽ, dữ liệu giữ trong nước hay cũng đặt ở phía đối tác. Ngoài câu chữ của thỏa thuận bảo mật, hãy xem họ có mô tả được điều này như một quy trình vận hành hằng ngày hay không.
• ⑤ Có nhận làm thí điểm phạm vi hẹp không — thay vì đặt hàng toàn bộ ngay từ đầu, hãy hỏi họ có nhận một đợt thí điểm giới hạn ở một thiết bị hoặc một dây chuyền hay không. Công ty từ chối thí điểm, hoặc không giải thích được cấu trúc chi phí giữa thí điểm và triển khai đầy đủ, có thể chưa quen với việc khoanh phạm vi. Đồng thời xác nhận sản phẩm của đợt thí điểm có dùng trực tiếp làm nền cho giai đoạn sau được hay không.
• ⑥ Tiêu chí nghiệm thu có ghi được vào thỏa thuận kỹ thuật không — không phải «triển khai chức năng», mà là các điều kiện đo được: giới hạn trên của độ trễ dữ liệu, cách tính tổng hợp của từng báo cáo, tính đầy đủ của dữ liệu sau khi kết nối phục hồi. Công ty trả lời ngay «ghi được» ở một vị thế khác hẳn công ty chỉ bảo đảm bằng miệng.
• ⑦ Bảo trì và thời gian phản hồi sau bàn giao được cam kết thế nào — đầu mối tiếp nhận, thời gian phản hồi, nội dung công việc bảo trì hằng năm, cách xử lý khi dây chuyền thay đổi, tần suất gửi báo cáo. Nếu họ đã có hợp đồng bảo trì hằng năm mẫu và biểu mẫu báo cáo bảo trì, bạn thấy được hỗ trợ dài hạn có phải thực tế hay không.

Trong bảy hạng mục, ① ② ③ là thuộc tính của nhà cung cấp còn ④ ⑤ ⑥ ⑦ là phần có thể thương lượng trong hợp đồng. Khi phía thuộc tính không đạt, hợp đồng viết kỹ đến đâu thì gánh nặng dồn về đội ngũ của bạn cũng không giảm.

Khác biệt giữa gia công IT thuần và nhà cung cấp có nền hiện trường

Hai công ty đều có thể tự gọi mình là đơn vị phát triển phần mềm mà vẫn mạnh ở những công đoạn hoàn toàn khác nhau. Bảng đối chiếu dưới đây không nhằm phán xét bên nào đúng, mà để biết khối lượng công việc của một hệ thống nhà máy dồn vào đâu.

Bảng trên đối chiếu xu hướng, không phải đánh giá một công ty cụ thể; trên thực tế có nhà cung cấp mang cả hai tính chất. Căn cứ để quyết định không phải là phân loại mà là nội dung câu trả lời cho các hạng mục từ ① đến ⑦.

Chốt danh mục tài liệu trước khi ký, không để «tính sau»

Thời điểm dễ phát sinh tranh chấp trong hệ thống nhà máy là khi sau khi chạy mới nhận ra «không có tài liệu này». Thay người phụ trách, nâng cấp thiết bị, mở rộng giai đoạn hai — trong mọi tình huống đó, phạm vi tài liệu bạn đang giữ chính là phạm vi công việc bạn tự xử lý được. Tài liệu không phải phần phụ của sản phẩm bàn giao; nó là sản phẩm bàn giao.

Cách kiểm tra rất đơn giản: trước khi ký, hãy yêu cầu đối tác liệt kê những tài liệu sẽ bàn giao. Nếu không có danh mục nào xuất hiện, hoặc câu trả lời là «chúng tôi cung cấp bộ thông thường», thì phía sau đó có lẽ không có hệ thống nào. Công ty có hệ thống sẽ trình được danh mục theo các nhóm như sau.

• Khởi động và hợp đồng: đề xuất dự án, thỏa thuận kỹ thuật, tài liệu đặc tả — những tài liệu xác định phạm vi và điều kiện nghiệm thu
• Thiết kế: bảng phân bổ I/O, bảng phân bổ địa chỉ, sơ đồ mạng, thuyết minh thiết kế màn hình — những tài liệu xác định mỗi tín hiệu đến từ đâu và hiển thị thế nào
• Vận hành: hướng dẫn vận hành, thuyết minh bảng dữ liệu, thuyết minh giao diện dữ liệu — những tài liệu hiện trường và bộ phận IT dùng sau khi chạy
• Kiểm chứng: báo cáo kiểm thử, hồ sơ nghiệm thu — những tài liệu chứng minh đã đạt tiêu chí đã thống nhất
• Bảo trì: danh mục bảo trì, báo cáo bảo trì hằng năm — những tài liệu ghi lại phạm vi công việc sau bàn giao và việc đã thực hiện

Năm điều cần quan sát trong đợt thí điểm phạm vi hẹp

Dù đã có câu trả lời bằng văn bản cho cả bảy hạng mục, bạn vẫn chưa thấy được mức độ ăn ý khi làm việc cùng nhau. Đặt trước một đợt thí điểm có phạm vi rõ ràng sẽ phơi ra trong vài tuần những gì không bộ hồ sơ nào cho thấy. Các công ty làm việc có hệ thống chia dự án thành các chặng — chẩn đoán, thí điểm, triển khai, nghiệm thu, bảo trì, mở rộng — nên việc tách riêng chặng thí điểm để giao là yêu cầu họ đáp ứng được.

Một thiết bị hoặc một dây chuyền là đủ cho đợt thí điểm. Điều cần quan sát không chỉ là chất lượng sản phẩm mà còn năm điểm dưới đây.

• Nội dung câu hỏi — họ có quay lại xác nhận điều kiện hiện trường, hay nhận nguyên bản yêu cầu rồi làm tiếp
• Tốc độ và hình thức phản hồi — câu trả lời dừng ở lời nói, hay được lưu lại bằng tài liệu và sơ đồ
• Độ chi tiết của tài liệu — tài liệu giai đoạn thí điểm còn đọc hiểu được khi xem lại về sau không
• Cách xử lý khi có thay đổi — họ nêu phạm vi ảnh hưởng trước rồi mới làm, hay lặng lẽ làm lại
• Chất lượng thực tế của tài liệu tiếng Anh — đọc như bản dịch máy thô, hay như câu chữ công nhân hiện trường theo được