Hệ thống gọi vật tư tại chuyền: gọi, soạn hàng và đo đáp ứng

Vì sao chuyền vẫn thiếu vật tư: hai cách cấp phát

Chuyền thường thiếu vật tư không phải vì kho hết hàng, mà vì không ai biết nhu cầu xuất hiện lúc nào. Cách làm phổ biến là cấp phát theo tuyến: tổ cấp phát đi theo lộ trình cố định, hoặc công nhân thấy thùng sắp hết thì gọi điện xin bổ sung. Cả hai đều phụ thuộc vào việc có người nhận ra, và khi nhịp sản xuất tăng lên, số lần đổi mã hàng nhiều hơn thì thời điểm nhận ra ngày càng muộn, cuối cùng bộc lộ thành việc dừng chuyền chờ vật tư.

Gọi theo nhu cầu đảo ngược hướng đi. Thay vì tổ cấp phát đi tìm nhu cầu, công đoạn gọi khi mức tiêu thụ chạm ngưỡng đã đặt, và nhu cầu đó xuất hiện trực tiếp trên bảng cấp phát. Tổ cấp phát xử lý theo thứ tự và mỗi cuộc gọi, mỗi lần giao hàng đều mang dấu thời gian. Khác biệt thực sự không nằm ở phần mềm, mà ở chỗ nhu cầu được đi tuần để phát hiện, hay được gọi lên từ bên dưới.

Bảng: cấp phát theo tuyến và gọi theo nhu cầu

Dòng đáng chú ý nhất là ghi nhận quá trình. Không có ghi nhận thì tồn kho tại chuyền chỉ có thể bảo vệ bằng cách giữ nhiều hơn, mà giữ nhiều hơn vừa chiếm diện tích vừa che mất nhịp tiêu thụ thực.

Năm bước của một cuộc gọi

Giá trị của hệ thống gọi không nằm ở nút bấm mà ở chỗ dòng công việc sau cuộc gọi có được đi hết hay không. Tách dòng công việc đó ra, một cuộc gọi thường gồm năm bước và mỗi bước cần một vị trí chịu trách nhiệm cùng một mốc thời gian.

• Phát lệnh gọi: công đoạn gọi bằng nút bấm, máy tính bảng hoặc thiết bị cầm tay, kèm mã vật tư và số lượng cần; cùng một mã gọi lặp trong thời gian ngắn cần được nhận diện là trùng để bảng không bị quá tải.
• Xác nhận tiếp nhận: tổ cấp phát tiếp nhận trên bảng cấp phát; thao tác tiếp nhận đánh dấu thời điểm bắt đầu phản hồi, các cuộc gọi chưa tiếp nhận được xếp theo thời gian chờ hoặc nhắc khi quá hạn.
• Soạn và kiểm tra đủ bộ: soạn theo kiểm tra đủ bộ, bước này có thể chặn thiếu hàng — nếu một lô chưa đủ, hoàn tất trước khi gửi đi thay vì phát hiện thiếu tại công đoạn.
• Giao hàng: người giao xác nhận trên thiết bị cầm tay hoặc bảng của chuyền, thời điểm được ghi lại, nhờ đó công đoạn thấy hàng đang trên đường và không gọi lại.
• Ký nhận và trừ tồn: công nhân tại chuyền ký nhận, tồn kho tại chuyền được trừ, và khi xuống dưới mức an toàn thì phát sinh cuộc gọi kế tiếp, khép vòng bổ sung theo tiêu thụ.

Bước hay bị bỏ qua nhất là ký nhận và trừ tồn. Nếu ký nhận không vào hệ thống, con số tồn kho tại chuyền sẽ lệch dần so với thực tế và kiểm tra đủ bộ mất đi căn cứ.

Bốn thiết lập quyết định hệ thống có duy trì được không

Đấu nút gọi thì dễ, giữ cho tổ cấp phát dùng lâu dài mới khó. Nếu bốn thiết lập sau không rõ ràng, hiện trường thường quay lại cách gọi điện xin vật tư sau vài tháng.

• Gắn mỗi cuộc gọi với một mã vật tư và một công đoạn, không dùng một tín hiệu chung: tín hiệu chung chỉ nói "có người gọi", còn khi có mã và công đoạn thì tổ soạn hàng không phải gọi lại để hỏi cần gì.
• Đặt giới hạn phản hồi theo loại vật tư: vật tư nặng cần xe nâng hoặc AGV và vật tư nhỏ có thể mang tay không nên dùng chung một giới hạn, vì hai loại giao hàng sẽ chèn ép lẫn nhau.
• Gắn việc tiếp nhận và giao hàng với vị trí công việc, không với cá nhân: lấy tổ cấp phát và tổ trưởng tại chuyền làm đối tượng chịu trách nhiệm thì dòng công việc không đứt khi đổi ca hoặc nghỉ phép.
• Liên kết tồn kho tại chuyền và kiểm tra đủ bộ với cuộc gọi: việc trừ tồn, phán đoán đủ bộ và phát sinh cuộc gọi kế tiếp thuộc cùng một logic, đó mới là điều làm con số tồn kho có nghĩa và dùng được làm tín hiệu kéo.

Thiết lập thứ tư đòi hỏi chuẩn bị nhiều nhất. Nó yêu cầu tồn kho tại chuyền là dữ liệu nối với cuộc gọi, giao hàng và phán đoán đủ bộ, chứ không phải một sổ riêng. Cách làm phổ biến là đưa thiết bị gọi vào qua PLC hoặc fieldbus tới gateway thu thập, rồi để phần mềm điều phối cấp phát quản lý hàng đợi cuộc gọi và đẩy xuống bảng cùng thiết bị cầm tay; vật tư dưới mức an toàn tự vào hàng đợi kế tiếp. Khi đó bổ sung do tiêu thụ dẫn dắt, và tổ cấp phát xử lý một hàng đợi đã sắp xếp thay vì bị ngắt liên tục.

Nghiệm thu: chạy thử toàn bộ đường giao hàng trước khi bàn giao

Trước khi vận hành, nên chạy toàn bộ đường giao hàng một lần trong điều kiện thực hoặc mô phỏng để xác nhận hệ thống khớp với phân công thực tế của tổ.

• Gọi và thông báo: sau khi công đoạn gọi, bảng cấp phát và thiết bị cầm tay có nhận trong thời gian đặt ra không, thông tin mã vật tư và công đoạn có đầy đủ không.
• Đo thời gian phản hồi: thời điểm tiếp nhận và giao hàng có được ghi tự động không, có truy vấn được theo công đoạn và mã vật tư thay vì nhập tay không.
• Đối soát tồn kho: sau khi ký nhận và trừ tồn, con số tồn kho tại chuyền có khớp thực tế không, và khi xuống dưới mức an toàn có phát sinh cuộc gọi kế tiếp không.
• Kiểm tra đủ bộ: khi một lô chưa đủ, hệ thống có chặn tại bước soạn và nêu rõ phần thiếu, thay vì để phát hiện tại công đoạn không.
• Đồng bộ nhiều thiết bị: bảng cấp phát, bảng tại chuyền và thiết bị cầm tay có hiển thị cùng trạng thái của một cuộc gọi để hai nơi không lệch nhau không.

Sau khi các mục kiểm tra này đạt, hệ thống gọi vật tư mới thực sự được bàn giao chứ không chỉ là một nút bấm. Các dự án cấp phát tại chuyền của chúng tôi thường đi theo trình tự: thống nhất mã vật tư và căn cứ tồn kho tại chuyền, xác định liên kết cuộc gọi và giới hạn phản hồi, hoàn tất kết nối thiết bị gọi và cấu hình bảng cấp phát, rồi chạy trọn danh mục kiểm tra trên một lần. Chúng tôi đã bàn giao hệ thống hiện trường kết hợp đèn LED và kết nối thiết bị trên một chuyền sản xuất rời rạc (tên gọi công khai: một tập đoàn gia dụng Nhật Bản, nhà máy Thượng Hải), đưa cuộc gọi tại công đoạn, hiển thị tại xưởng và truyền thông mạng vào cùng một tuyến, và có thể phát triển theo điều kiện tại chuyền của từng nhà máy.

Nếu chủng loại vật tư tại chuyền nhiều và quay vòng nhanh, bước nghiệm thu đầu tiên là phân loại vật tư và lập danh mục tồn kho tại chuyền, xác định mã nào để tại chuyền và mã nào nên cấp từ kho trung tâm theo nhu cầu. Khi các điều kiện tiên quyết này rõ ràng, việc thiết lập và kiểm chứng quy tắc gọi sẽ nhanh hơn nhiều.