Số hóa sản xuất tinh gọn nên bắt đầu từ đâu

1. Trước tiên chia công việc tại xưởng thành ba nhóm

Lãng phí trong sản xuất tinh gọn thường nằm ở chỗ nối giữa các công đoạn, và những chỗ nối đó vẫn được duy trì bằng bàn giao miệng và sổ giấy. Số hóa không phải là đưa toàn bộ biểu mẫu giấy lên màn hình, mà là cố định những chỗ nối hay gây tranh cãi thành bản ghi. Nếu không phân biệt được điều này, kết quả thường thấy là dữ liệu được thu mỗi ngày nhưng buổi họp đầu ca vẫn đối chiếu bằng trí nhớ.

• Công việc tạo ra số liệu so sánh được: nhịp sản xuất, thời gian dừng, lượng hàng đang làm, tỷ lệ đạt ngay lần đầu. Phù hợp đưa lên hệ thống.
• Công việc cần ghi nhớ qua các ca: phân loại lý do dừng, danh mục kiểm tra đổi sản phẩm, trạng thái đề xuất cải tiến. Phù hợp đưa lên hệ thống.
• Công việc phụ thuộc phán đoán tại chỗ: xác nhận chiếc đầu tiên, biện pháp cho một lỗi cụ thể. Giữ cho con người, hệ thống chỉ lưu vết.
• Công việc mỗi ca chỉ dùng một lần: biên bản giao ca, chữ ký bàn giao. Bảng trắng và thẻ giấy là đủ.
• Công việc đã nằm trong tiêu chuẩn công việc: cố định tiêu chuẩn trước, rồi mới số hóa. Đảo thứ tự sẽ phải sửa trường dữ liệu hằng tháng.

2. Khi nào một công việc đáng đưa lên hệ thống

Cùng một phương pháp tinh gọn nhưng mức độ bám rễ khác nhau giữa các xưởng thường do gánh nặng ghi chép hơn là do công cụ. Trước khi đưa vào hệ thống, hãy tính một lần: công việc đó bị hỏi lại bao nhiêu lần mỗi tuần, một lần truy xuất phải lật bao nhiêu bản ghi. Hệ thống chỉ giảm gánh nặng khi chi phí truy xuất rõ ràng cao hơn chi phí ghi chép.

3. Định nghĩa: nhịp sản xuất, hàng đang làm, lý do dừng

Ba yếu tố của công việc tiêu chuẩn là thời gian nhịp, trình tự thao tác và lượng tồn chuẩn tại chỗ, đã là định nghĩa nền của sản xuất tinh gọn từ hệ thống sản xuất Toyota. Dự án số hóa thường vấp ở chỗ ba từ này được biến thành trường dữ liệu mà chưa thống nhất công thức. Mẫu số của nhịp lấy thời gian sản xuất kế hoạch hay thời gian lịch quyết định việc hai chuyền có so sánh ngang được hay không.

Cách đếm hàng đang làm là điểm tranh cãi thứ hai. Đếm theo trạm cho thấy chỗ ứ, đếm theo lô phục vụ tính giá thành. Hai cách không thể dùng chung một báo cáo. Mã lý do dừng cũng cần tiết chế: quá nhiều mục thì người ghi chọn đại, quá ít thì không định vị được nguyên nhân. ISO 22400-2:2014 đưa ra khung định nghĩa cho các chỉ tiêu như tỷ lệ sản lượng và hệ số sử dụng thời gian, dùng được khi đối chiếu giữa các nhà máy, nhưng mỗi xưởng vẫn phải viết định nghĩa riêng.

• Ghi rõ mẫu số của nhịp: tính theo thời gian sản xuất kế hoạch và nêu rõ có trừ giờ nghỉ và thời gian đổi sản phẩm hay không.
• Cố định thời điểm đếm hàng đang làm vào đầu giờ để biến động trong ca không làm sai lệch con số.
• Giữ mã lý do dừng trong mười lăm mục, phần còn lại gộp vào mục khác và rà soát hằng tháng.

4. Thứ tự triển khai và điều kiện quay lui

Số hóa tinh gọn phù hợp khi triển khai trên một chuyền mẫu, mỗi vòng bốn tuần, mỗi vòng chỉ thêm một nhóm công việc. Lý do không phải là thận trọng, mà để tổ đội có thời gian thống nhất định nghĩa khi phạm vi còn nhỏ, rẻ hơn nhiều so với việc sửa trường dữ liệu sau khi triển khai toàn nhà máy.

• Tuần một đến tuần bốn: chỉ ghi nhịp và thời gian dừng, đối chiếu song song với đếm tay.
• Vòng hai: thêm phân loại lý do dừng, tổ trưởng xác nhận một lần mỗi ca.
• Vòng ba: thêm theo dõi trạng thái đề xuất cải tiến, gắn với số phiên bản tiêu chuẩn công việc.
• Giai đoạn mở rộng: nhân bản sang chuyền thứ hai mà không đổi định nghĩa trường, chỉ chỉnh ngưỡng và thiết lập ca.

Mỗi bước đều giữ điều kiện quay lui: nếu trong giai đoạn song song, chênh lệch giữa đếm tay và hệ thống liên tục vượt ngưỡng đã thống nhất, hãy tạm dừng trường đó và sửa định nghĩa thay vì thêm mô-đun.