Xác định phạm vi dự án số hóa sản xuất như thế nào: mô hình triển khai sáu giai đoạn

Vì sao xác định phạm vi quyết định thành bại hơn cả việc chọn công nghệ

Phần lớn thời gian đánh giá dành cho so sánh công nghệ: dùng SCADA nào, có cần MES không, cơ sở dữ liệu gì, kết nối được với thiết bị hiện hữu hay không. Trong nhà máy điện tử hay dệt may, thứ tự thảo luận đều tương tự. So sánh này có ích, nhưng ít khi là nguyên nhân khiến dự án thất bại. Dự án thất bại khi không có tài liệu nào ghi rõ giai đoạn một kết thúc ở đâu.

Phạm vi không phải một đoạn văn trong đề xuất, mà là một tập hợp câu trả lời cụ thể: dây chuyền nào, những công đoạn nào, thu thập những mục dữ liệu nào, xuất những báo cáo nào, đáp ứng điều kiện gì thì coi là hoàn thành. Khi chưa có các câu trả lời đó, khối lượng công việc chỉ là con số ước lượng, và các thay đổi về sau cũng không có mốc nào để đối chiếu.

• Họp lần nào cũng thêm công đoạn, thêm báo cáo, nhưng không tài liệu nào ghi lại đã bỏ ra cái gì để đổi
• Mục tiêu cải thiện được chốt trước khi đo đường cơ sở, nên về sau cả hai bên đều không chứng minh được là đã đạt hay chưa
• Hợp đồng có chữ "tích hợp" nhưng không nêu tên hệ thống đối tác, hướng đi của dữ liệu, và ai chịu trách nhiệm dữ liệu chuẩn
• Chi tiết màn hình được thảo luận rất kỹ, còn địa chỉ nguồn của từng mục dữ liệu thì vẫn chưa gán
• Nghiệm thu viết là "hệ thống chạy bình thường", phía sau không kèm điều kiện nào đo được

Cả năm dấu hiệu đều xuất hiện trước khi viết dòng mã đầu tiên, và cũng vì vậy ở thời điểm đó chúng còn rẻ để sửa.

Sáu giai đoạn: mỗi giai đoạn cho ra gì và không cho ra gì

Mô hình dưới đây chia dự án số hóa thành sáu giai đoạn. Đặt tên cho các giai đoạn không phải để quy trình cho đẹp, mà để mỗi giai đoạn có một điều kiện kết thúc, nhờ đó hai bên đánh giá được nó đã xong thật hay chưa.

• Chẩn đoán — cho ra kết luận chẩn đoán điểm nghẽn và kết quả đo đường cơ sở dữ liệu. Nguyên tắc thống nhất là đo trước, tính sau: thu thập dữ liệu cơ sở rồi mới bàn mục tiêu cải thiện và phạm vi. Giai đoạn này không cho ra báo giá chốt cho việc nhân rộng toàn nhà máy.
• Thí điểm — khi phạm vi có thể khoanh lại thì làm quy mô nhỏ trước, tiêu chí nghiệm thu chốt trước; những chu kỳ và chỉ tiêu chưa có giá trị xác nhận sẽ do hai bên khảo sát rồi xác nhận. Giai đoạn này không cho ra việc vận hành toàn nhà máy.
• Thi công và chạy thử — bắt đầu từ các mẫu kỹ thuật chuẩn hóa: phân bổ I/O, danh mục điểm, sơ đồ mạng, đặc tả màn hình đi trước phần phát triển. Với dự án cải tạo, sản phẩm còn gồm phương án thi công không dừng sản xuất. Giai đoạn này không cho ra yêu cầu mới; yêu cầu mới đi theo quy trình thay đổi.
• Tài liệu nghiệm thu — bản thân tài liệu là sản phẩm bàn giao: theo hợp đồng và phạm vi dự án mà giao hướng dẫn sử dụng, thuyết minh bảng cơ sở dữ liệu, đặc tả giao diện dữ liệu, tập bản vẽ danh mục điểm và các tài liệu đã thỏa thuận, để nhà máy tự quản lý, tra cứu và mở rộng về sau. Giai đoạn này không cho ra loại tài liệu "sau nghiệm thu nhớ ra thì xin thêm"; danh mục căn cứ theo thỏa thuận kỹ thuật.
• Bảo trì hằng năm — cho ra hợp đồng bảo trì chuẩn hóa, danh mục bảo trì cuốn theo từng năm, và báo cáo bảo trì thường niên, để công tác vận hành trở nên định lượng được và đánh giá được. Giai đoạn này không cho ra khối lượng phát triển mới không giới hạn.
• Mở rộng — triển khai giai đoạn hai theo phạm vi dự án và đánh giá tại hiện trường, ưu tiên tương thích với phần đã đầu tư. Giai đoạn này không cho ra việc làm lại giai đoạn một.

Nửa câu "không cho ra gì" quan trọng ngang với nửa đầu. Hầu hết tranh chấp lúc nghiệm thu đều truy về một phần việc mà một bên tưởng nằm trong giai đoạn nào đó, còn thực tế chưa bao giờ được thỏa thuận.

Đối chiếu theo giai đoạn: sản phẩm bàn giao và việc bên mua phải chốt

Bảng dưới đây được viết để dùng như danh sách kiểm tra khi trao đổi với nhà cung cấp. Nếu cột thứ ba của một giai đoạn không điền được thì giai đoạn đó chưa được xác định, đề xuất dày đến đâu cũng vậy.

Số thứ tự thể hiện trình tự, không thể hiện tiến độ. Chẩn đoán có thể chỉ vài ngày, thí điểm một dây chuyền từ bốn đến tám tuần, triển khai toàn nhà máy thì lâu hơn nhiều. Chốt điều kiện kết thúc của từng giai đoạn quan trọng hơn chốt thời lượng của nó.

Tài liệu là sản phẩm bàn giao, không phải giấy tờ đi kèm

Một tình huống quen thuộc: hệ thống chạy được, người kỹ sư của nhà cung cấp biết vì sao nó chạy, ngoài ra không ai biết. Hai năm sau nhà máy cải tạo dây chuyền, kỹ sư đó đã chuyển việc, và nhà máy muốn sửa một báo cáo cũng không sửa được, vì không ai ghi lại nó đọc những bảng nào.

Một bộ tài liệu dự án công nghiệp đầy đủ gồm 14 loại. Nhóm chúng theo thời điểm phát sinh sẽ dễ mang hợp đồng ra đối chiếu với danh mục nhà cung cấp đưa.

Cách được khuyến nghị là đính kèm danh mục này vào thỏa thuận kỹ thuật, thay vì trông vào sự tự giác của hai bên. Ghi danh mục tài liệu vào lúc ký không phát sinh thêm chi phí, còn để đến khi đội dự án đã giải tán rồi quay lại làm bù thì cái giá rất cao.

Những chỉ tiêu nên đưa vào thỏa thuận kỹ thuật để nghiệm thu

Câu "hệ thống chạy bình thường" không đo được. Một điều khoản nghiệm thu chỉ hữu dụng khi một người thứ ba chưa từng tham gia dự án có thể đọc hiểu, chạy một lần kiểm thử và kết luận đạt hay không đạt.

Những chỉ tiêu dưới đây đo được tại hiện trường, và đáng bàn từng dòng trước khi ký. Giá trị phải do hai bên cùng điền theo quy trình thực tế, không sao lại từ mẫu có sẵn.

• Bù dữ liệu sau mất kết nối: sau khi truyền thông phục hồi, đường cong công nghệ trong khoảng gián đoạn có được bù tự động hay không, và kiểm tra tính đầy đủ bằng cách nào
• Độ chính xác cảnh báo: báo sai và báo thiếu được thống kê thế nào, trong cửa sổ quan sát dài bao nhiêu, ngưỡng chấp nhận là bao nhiêu
• Độ trễ dữ liệu: khoảng thời gian từ khi thiết bị thay đổi đến khi xuất hiện trên màn hình và trong cơ sở dữ liệu, viết thành con số chứ không viết "thời gian thực"
• Cách tính báo cáo: với mỗi báo cáo là quy tắc tổng hợp, mốc chia ca, múi giờ và cách làm tròn — để sản xuất và chất lượng cùng thấy một con số
• Phục hồi và phản hồi: thời gian khởi động lại sau sự cố máy chủ, thời gian lưu trước khi chuyển dữ liệu sang lưu trữ lịch sử, thời gian phản hồi cam kết trong bảo trì

Các chỉ tiêu như bù dữ liệu sau mất kết nối hay độ chính xác cảnh báo hoàn toàn có thể đưa vào thỏa thuận kỹ thuật làm điều kiện nghiệm thu. Bên mua nêu yêu cầu này là chuyện bình thường, không phải đòi hỏi quá đáng.