Antes de trabalhar com um fornecedor de software chinês, 7 itens a verificar

O que olhar não é a gestão de andamento: é o fundo do outro lado

Quando se fala de falha na contratação externa, a maior parte é problema de processo: granularidade do requisito, sincronização de andamento, acordo de aceitação — isso o comprador consegue complementar com a própria gestão. Há distâncias, porém, que a gestão não fecha. Se o outro lado já pisou no chão de fábrica, se consegue emitir um conjunto de documentos, se depois da entrega ainda se acha alguém: isso é atributo do próprio fornecedor e não muda depois de assinado.

Por isso a verificação tem duas camadas: a de cima é gestão de projeto; a de baixo é qualificação do fornecedor. Este artigo trata só da de baixo — 7 itens para verificar o fundo do outro lado antes de assinar. Empresas que respondem aos 7 por escrito não são muitas; invertendo, esta lista serve direto para enxugar a lista de candidatos.

7 itens a verificar antes de assinar

• ① Se há experiência de chão de fábrica — o que se olha não é portfólio de TI, e sim se já trabalhou com PLC, fieldbus e controle elétrico. Tirar dado do equipamento não é o mesmo tipo de trabalho que desenvolver um sistema Web. Pergunte de forma concreta em linhas de produção em volume — automotiva, linha branca, alimentos — de quais marcas de PLC conectaram e por qual protocolo; a experiência aparece na hora.
• ② Em que idioma correm a interface e a documentação — a questão não é se a reunião tem intérprete, e sim se a especificação e o manual de operação se entregam em português ou em inglês. Documento que o operador de campo não lê não será usado depois da entrada em operação. Em projeto transfronteiriço, confirme se existe janela de atendimento em inglês e português que se mantenha o projeto inteiro, e se já emitiram documentação de engenharia em mais de um idioma.
• ③ Se os documentos de entrega formam um sistema — o que se olha não é um único memorial de cálculo, e sim a lista completa do kickoff à manutenção. Proposta de projeto, acordo técnico, especificação, tabela de alocação de I/O, tabela de alocação de endereços, topologia de rede, memorial de desenho de tela, manual de operação, memorial de tabelas do banco, memorial de interface de dados, relatório de teste, material de aceitação, lista de manutenção, relatório anual de manutenção — a diferença está em conseguir apresentar uma lista dessas primeiro.
• ④ Como se tratam segurança da informação e dados — modo de acesso (VPN, enlace dedicado), gestão de permissões, retenção de log de operação, onde código-fonte e desenhos ficam guardados, se o dado permanece no seu país ou também no lado do outro. Além da cláusula de confidencialidade, veja se conseguem explicar como procedimento operacional do dia a dia.
• ⑤ Se aceitam primeiro um piloto de pequeno porte — em vez de emitir o conjunto de uma vez, pergunte se assumem piloto de um equipamento ou de uma linha. Empresa que recusa piloto, ou não explica a composição de custo do piloto versus o pacote, pode não ter o hábito de delimitar escopo. Confirme também se o entregável do piloto serve direto de base da etapa seguinte.
• ⑥ Se o critério de aceitação entra no acordo técnico — não “implementar a função”, e sim condições mensuráveis como teto de atraso de dado, regra de agregação do relatório, se o dado está completo depois que a rede volta, e se isso cabe no texto do contrato. Empresa que no ato responde “dá para escrever” está numa posição bem diferente da que só garante de boca.
• ⑦ Como se combinam manutenção e resposta após a entrega — janela de contato, prazo de resposta, conteúdo do contrato anual de manutenção, modo de tratar mudança de linha, frequência de relatório. Ver se o outro lado já tem template de contrato anual de manutenção e formato de relatório de manutenção já indica se o serviço contínuo é prática real.

Dos 7, ①②③ são atributo do fornecedor; ④⑤⑥⑦ se negociam no contrato. Quando o lado do atributo não atende, por mais fino que o contrato esteja escrito, a carga que cai no campo não diminui.

Onde difere a terceirização pura de TI e o fornecedor com fundo de campo

As duas se chamam “empresa de desenvolvimento de software”, mas a que sempre fez terceirização de TI e a que partiu do chão de fábrica são fortes em etapas diferentes. Não é julgar quem está certo: é primeiro ver onde o volume de trabalho de um sistema de fábrica se acumula.

A tabela acima é contraste de tendência, não avaliação de uma empresa específica. Na prática também há empresas que reúnem os dois caracteres. O critério de julgamento não é a classificação, e sim o conteúdo das respostas de ① a ⑦.

Os documentos de entrega se fecham antes de assinar, não “depois a gente vê”

O momento em que o sistema de fábrica gera controvérsia costuma ser depois da entrada em operação, quando se descobre que “este documento não existe”. Troca de pessoa, atualização de equipamento, desenvolvimento adicional da fase 2 — em cada cena, o alcance do documento que se tem na mão é o alcance que se consegue tratar sozinho. Documento não é anexo do entregável: é o próprio entregável.

O modo de verificar é simples: antes de assinar, peça “apresente a lista dos documentos a entregar”. Se não sai lista, ou a resposta é “fornecemos o usual”, em geral não há sistema. Empresa com sistema consegue apresentar a lista nas classes abaixo.

• Kickoff e contrato: proposta de projeto, acordo técnico, especificação — documentos que delimitam escopo e condição de aceitação
• Projeto: tabela de alocação de I/O, tabela de alocação de endereços, topologia de rede, memorial de desenho de tela — documentos que delimitam de onde vem o sinal e como se exibe
• Operação: manual de operação, memorial de tabelas do banco, memorial de interface de dados — documentos que o campo e a TI usam depois da entrada em operação
• Verificação: relatório de teste, material de aceitação — documentos que comprovam o critério combinado
• Manutenção: lista de manutenção, relatório anual de manutenção — documentos que deixam o escopo de trabalho após a entrada em operação e o registro de execução

5 coisas a observar no piloto de pequeno porte

Mesmo com resposta escrita de ① a ⑦, a combinação real de trabalho ainda não aparece. Um piloto de escopo delimitado, em pouco tempo, mostra o que o material não mostra. Empresa sistemática conduz o projeto em diagnóstico, piloto, implantação, aceitação, manutenção e expansão; por isso consegue assumir só o recorte do piloto.

O objeto do piloto basta um equipamento ou uma linha. O que se observa não é só se o entregável está bom: são os 5 pontos abaixo.

• O conteúdo da pergunta — se vêm perguntar a condição de campo, ou se seguem o documento de requisitos direto para baixo
• Velocidade e forma da resposta — se a resposta para no oral, ou se deixa documento e desenho
• Granularidade do documento — se o material da etapa de piloto ainda se lê depois
• Como tratam a mudança — se primeiro explicam o alcance do impacto e depois mexem, ou se refazem em silêncio
• Nível real do documento em português ou inglês — se se aproxima de saída de tradução automática, ou se é frase que o operador de campo lê